EPLAN Office Assistent Petra Willemsen: "Werk met veel vrijheid, verantwoordelijkheid en eigen initiatief"

Gepubliceerd op 13 november 2023 door Petra Willemsen, EPLAN B.V.

Hoe kunnen we nog klantvriendelijker zijn naar onze klanten? En welke werkprocessen kunnen efficiënter? Met haar 15 jaar ervaring bij EPLAN doet Petra Willemsen (61) meer dan een gemiddelde Office Assistent. In dit blog lees je wat zij als Office Assistent-plus doet en wat haar werk zo interessant en afwisselend maakt.

Petra Willemsen heeft al een lange loopbaan achter de rug. Nadat ze in de jaren 70 haar MAVO-diploma behaalde, begon ze meteen met werken. Ondertussen volgde ze in de avonduren diverse trainingen waaronder NIMA A en B. Om op haar werk te komen, moest ze flinke afstanden afleggen. “Jarenlang heb ik in Veenendaal en daarna in Arnhem gewerkt, dan zat ik dagelijks al snel een paar uur in de auto en het openbaar vervoer. Eigenlijk zonde van mijn tijd. Dat besefte ik nog meer toen ik kinderen kreeg. Daarom ben ik toen overgestapt naar een andere werkgever in de buurt en heb ik me voorgenomen om de rest van mijn werkende leven lekker dichtbij huis te gaan werken. Dat doe ik nu ook, binnen acht minuten fiets ik van huis naar werk. Op de fiets is het makkelijk afschakelen met mijn kop in de wind, heerlijk!”

Typische werkdag

Sinds eind 2008 werkt Petra bij EPLAN als Office Assistant. Dat doet ze parttime, 27 uur per week verdeeld over vier dagen. In haar team werkt ze samen met vijf andere collega’s en verzorgt ze de orderverwerking, facturatie en registratie van de licenties. Ook maakt Petra rapportages, lijsten en overzichten voor collega’s op andere afdelingen. “Ik start mijn werkdag meestal met het beantwoorden van de binnengekomen mails in de verschillende mailboxen. Dit zijn uiteenlopende vragen die ik uitpluis en vervolgens beantwoord of doorzet”, zegt Petra. “Daarna pak ik de binnengekomen opdrachten en bestellingen op, die direct worden gefactureerd en geregistreerd. Dit is een groot gedeelte van mijn dagelijkse werkzaamheden, maar zeker niet alles. Want daarnaast heb ik twee keer per week een projectdag.”

Wat kan efficiënter?

Een projectdag… wat is dat en wat doe je op zo’n dag? Petra legt uit: “Op een projectdag duik ik dieper in onze organisatie. Dan houd ik mij bezig met het bedenken of bepaalde processen efficiënter kunnen. Kunnen we bijvoorbeeld het aantal binnenkomende vragen verminderen en zo ja hoe? Is het misschien slim om informatie die vragen oproept vooraf te delen met onze – interne of externe – klanten? Ook maak ik bepaalde rapportages. Daarvoor gebruik ik Excel. Met dit programma kan je echt hele mooie en ook nog eens nuttige dingen maken. Deze sheets gebruik ik als hulpmiddel om conclusies te trekken over de efficiëntie van werkprocessen en om verbeteringen voor te stellen. Een ander belangrijk aspect van mijn werk is de communicatie met ons hoofdkantoor. Daar wordt de ICT verzorgd, dus als we veranderingen in de werkwijze willen doorvoeren, hebben we hun ondersteuning nodig.”

Vrijheid, verantwoordelijkheid en eigen initiatief

“De afwisseling. Dat is een van de dingen die mijn werk zo leuk maakt. Naast mijn vaste werkzaamheden heb ik alle vrijheid om te kijken naar zaken die sneller en makkelijker kunnen. Dat doe ik eigenlijk voortdurend, niet alleen op projectdagen. Ik speur continu naar taken die binnen de organisatie efficiënter kunnen. Dat eigen initiatief wordt gewaardeerd en geeft mij verantwoordelijkheid.” Als ander pluspunt van haar werk noemt Petra de samenwerking met collega’s. “Ik ben onderdeel van een hecht team, met leuke collega’s en een sfeer waarin iedereen elkaar helpt en het onderlinge contact heel goed is. Contact is sowieso heel belangrijk in mijn werk, want ons team communiceert veel met andere EPLAN-afdelingen en is eigenlijk de spin in het web. Ook ben ik heel tevreden over secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo volg ik regelmatig workshops over voeding, slaap en werkdruk, mogen wij gratis naar de sportschool in de buurt en krijgen wij meermaals per jaar een stoelmassage aangeboden.”

Hoewel Petra het grootste deel van haar loopbaan al achter zich heeft liggen, heeft ze nog steeds ambitie en krijgt ze ook alle ruimte om deze te realiseren. Petra: “EPLAN benut mijn ervaring; ik heb alle vrijheid om mee te denken hoe wij als organisatie nog klantvriendelijker in de markt kunnen opereren en het de klant nog meer naar de zin kunnen maken. Dat is goed voor EPLAN en biedt mij steeds weer nieuwe uitdagingen.”

Is werken bij EPLAN wat voor jou? Bekijk welke vacatures er openstaan of stuur ons een open sollicitatie.